Le cose che contano di più non dovrebbero mai essere alla mercé delle cose che contano di meno. (Goethe)
La propensione a definire le priorità è un’altra caratteristica professionale fondamentale nel mondo moderno. I veloci ritmi lavorativi, la concomitanza di impegni, la sovrapposizione dei compiti ed il tentativo di parallelizzare le incombenze ci impongono, volontariamente o meno, una sequenza con cui affrontare le attività; tale sequenza deve allinearsi con le priorità nelle nostre responsabilità ma deve tenere in conto anche i tempi di esecuzione, le date di scadenza e la raggiungibilità degli obiettivi.
A complicare il tutto, la mutevolezza del contesto ci obbliga anche a rivedere tale sequenza a seconda della variabilità delle condizioni al contorno. La prima difficoltà è quindi individuare quali siano le cose più importanti da fare per prima all’interno di una complessa e variegata moltitudine, capendo anche come e quanto procrastinarne altre oppure se rifiutare un ingaggio; la seconda difficoltà è quella di seguire la sequenza definita, focalizzandosi sugli obiettivi, con la giusta costanza ma essendo anche pronti a riprogrammarne il lavoro a seconda dei cambiamenti.
Qualche consiglio
In primo luogo, ricorda che le tue priorità devono essere predefinite sulla base di considerazioni strategiche, quindi non devono essere suscettibili di una continua modifica sulla base piccoli imprevisti a livello operativo, come ad esempio uno slittamento dei tuoi impegni. Ciò non significa che non devi riprogrammare la tua vita se cambiano le scadenze, perché in realtà devi anche essere pronto a questo; significa che non vuoi dover riprogrammare la tua vita se cambiano le scadenze, ed ecco perché è importante valutare con cura quali responsabilità assumersi, pianificare con cura e soprattutto stimare correttamente i rischi di ritardi o di aumento dell’impegno: altrimenti potrai essere costretto a dedicare forzatamente attenzione a cose di bassa priorità solo perché sei a ridosso della scadenza.
Ricorda anche che se ti impegni a portare avanti una cosa non potrai tirarti indietro; magari per te sarà a bassa priorità ma per altri potrà essere molto importante. Di conseguenza, valuta attentamente ogni progetto in cui scegli di partecipare e cerca di focalizzarti su quelli principali, senza farti distrarre da altro. Prima del “do”, i professionisti nordamericani sono soliti valutare, in ordine, “deny”, “delegate” e “delay”. Da qui, l’importanza di focalizzare.
Certamente potrai anche scegliere di seguire attività a priorità più bassa se è il tuo desiderio, ma relegale ai ritagli di tempo e prevedi per loro lunghissime scadenze. Invece, per i lavori imprescindibili, programma in ordine di urgenza oppure per minore tempo di completamento. Questo secondo approccio di aiuterà a concludere un numero più alto di compiti, ciò che avrà una positiva influenza sulla tua valutazione professionale oltre che regalarti un prezioso sollievo mentale.
Ritorna su questa pagina dopo che avrai letto i suggerimenti relativi alle sezioni dedicata agli obiettivi, alla pianificazione ed alla costanza; sarai già a buon punto per poter sviluppare una buona attitudine alla gestione delle priorità.
L’intervista doppia
In questa intervista doppia Margherita De Minicis e Patrizio Lazzaretti ci parlano dell’attitudine a gestire le priorità e perché è fondamentale per elaborare efficacemente il carico di lavoro nonché raggiungere puntualmente i propri obiettivi.
Il parere dell’Accademia
“Soprattutto quando si è stati da poco assunti è difficile declinare qualche richiesta di aiuto da parte del proprio capo o dei propri colleghi. Si vuol fare una buona impressione, e quindi si corre il rischio di riempire la propria agenda di attività da svolgere. Gran parte delle persone non ha una vera e propria strategia per affrontare tali attività: c’è chi inizia dalle più semplici, chi dalle più gradite, chi da quelle che suscitano la maggiore ansia. Non c’è nulla di meglio che prendere un foglio di carta, elencare tali attività e stabilire un loro ordinamento. Verificate la presenza di eventuali scadenze, considerate il ‘peso’ di chi aspetta il vostro risultato e stimate quanto tempo vi servirà per portarle a termine. Vorrete dare la priorità ad attività ad alto ‘peso’ e scadenza imminente, magari ritagliando qualche momento per le attività che possono essere sbrigate in pochi minuti. Usare un foglio di carta è essenziale, perché tenendolo sulla scrivania potrete averlo sempre sott’occhio e monitorare se state rispettando le vostre previsioni, eventualmente aggiustando il tiro in corsa. E poi… volete mettere il piacere di spuntare le attività man mano che vengono completate? Un tema legato al gestire le priorità è il ‘dire di no’. Se siete consapevoli dello stato delle vostre attività potrete con più facilità evitare di farvi carico di ulteriori fardelli, argomentando puntualmente, ed evitando sia di apparire sgarbati, che di prendere impegni che non sarete in grado di rispettare, il che è assai peggio rispetto ad un onesto ‘no’.” – Prof. Marco Greco, Università di Cassino e del Lazio Meridionale
Le Dimensioni della Professionalità: qui l’introduzione e qui l’elenco completo.